INFORMATIVA SULLA TUTELA DEI DATI PERSONALI AI SENSI DELL’ART.13 DEL REGOLAMENTO (UE) 2016/679 (GDPR)

PER I SOGGETTI CHE SEGNALANO ILLECITI (WHISTLEBLOWER) E PER LE PERSONE COINVOLTE NELLE SEGNALAZIONI

 

La presente informativa descrive i trattamenti dei dati personali ai sensi e per gli effetti del D.Lgs. 24/2023 e, per le parti non abrogate, dalla Legge 179/2017, in materia di tutela degli autori di segnalazioni di violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità del Il Vecchio Forno S.r.l, nonché di violazioni del Modello organizzativo 231, (c.d. “whistleblowing”).

 

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il Titolare del trattamento è Il Vecchio Forno S.r.l. nella figura dell’amministratore unico e Legale Rappresentante, con sede legale in Via Oltre Agno 7 36070 Brogliano (VI). L’elenco aggiornato dei Responsabili e degli Incaricati al trattamento è custodito presso la sede legale del Titolare del trattamento.

 

2. TIPOLOGIA DI DATI PERSONALI TRATTATI

Qualora venga effettuata una segnalazione, ed il Segnalante non richieda di mantenere l’anonimato, Il Vecchio Forno S.r.l. raccoglierà e tratterà le seguenti informazioni che comprendono i dati personali del soggetto segnalante e le informazioni contenute nella segnalazione stessa, in particolare:

• il nome e/o i dati di contatto e di identificazione personale del segnalante;
• se del caso, i nomi e altri dati personali delle persone indicate e/o coinvolte nella segnalazione.

La segnalazione non dovrà contenere fatti  irrilevanti ai fini della stessa, né categorie particolari di dati personali, di cui all’art.9 del GDPR (di seguito anche “Categorie particolati di dati”, cioè quelli da cui possono eventualmente desumersi, fra l’altro, l’origine razziale ed etnica, le convinzioni filosofiche e religiose, l’adesione a partiti o sindacati, nonché lo stato di salute, la vita sessuale o l’orientamento sessuale), salvo i casi in cui ciò sia inevitabile e necessario ai fini della segnalazione stessa.

I Dati Personali sopra indicati potranno essere integrati e/o aggiornati sulla base di informazioni reperibili pubblicamente, raccolte da soggetti terzi e/o direttamente dal segnalante e/o già nella disponibilità del Titolare, anche al fine di verificare la fondatezza della segnalazione.

 

3. FINALITÀ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO I dati personali forniti mediante la compilazione del modello di segnalazione di illeciti ai sensi del D.Lgs. 24/2023 (c.d. “Segnalazione Whistleblowing”), reso disponibile nella presente piattaforma (“https://ilvecchioforno.segnalazioni.net/”), e/o contenuti nella documentazione allegata alla stessa segnalazione o in quella che verrà raccolta nel corso del procedimento per la sua gestione, formeranno oggetto di trattamento da parte di Il Vecchio Forno S.r.l. per:

1. Finalità connesse alla gestione e verifica della Segnalazione e per garantire un’adeguata applicazione della Procedura Whistleblowing adottata.

Presupposto per il trattamento è l’adempimento di un obbligo di legge cui è soggetto il Titolare ex art. 6, par. 1, Iett. c) del GDPR come previsto dal citato Decreto, che impone al Titolare di dotarsi di un canale interno per ricevere le segnalazioni.

Il conferimento dei Dati personali del Segnalante è facoltativo: sulla base della Procedura Whistleblowing adottata da Il Vecchio Forno S.r.l. al Segnalante è riconosciuta Ia facoltà di rimanere anonimo, a condizione che lo richieda espressamente nella sua segnalazione.

2. Finalità connesse ad esigenze di difesa dei propri diritti nel corso di procedimenti giudiziali, amministrativi o stragiudiziali e nell’ambito di controversie sorte in relazione alla segnalazione effettuata. Inoltre, previa acquisizione di specifico consenso, i dati personali del segnalante potranno essere trattati da Il Vecchio Forno S.r.l. per agire in giudizio o avanzare pretese nei confronti delle persone coinvolte nella segnalazione o altri soggetti terzi.

Presupposto per il trattamento è il legittimo interesse da Il Vecchio Forno S.r.l. ex art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR alla tutela dei propri diritti. In questo caso, non è richiesto al segnalante un nuovo e specifico conferimento, poiché da Il Vecchio Forno S.r.l. perseguirà detta ulteriore finalità, ove necessario, trattando i Dati personali raccolti per le finalità medesime, ritenute compatibili con la presente informativa (anche in ragione del contesto in cui i Dati personali sono stati raccolti, del rapporto tra segnalante e Il Vecchio Forno S.r.l., della natura dei dati stessi e delle garanzie adeguate al Ioro trattamento).

Come precisato nel precedente paragrafo, la segnalazione non deve contenere Categorie particolari di dati personali, salvo i casi in cui ciò sia inevitabile e necessario ai fini della segnalazione stessa. In tal caso, il presupposto di liceità del trattamento di tali dati si fonda suII’art.9, secondo paragrafo, lett. b) del GDPR ovvero quando il trattamento è necessario per assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici del titolare del trattamento o dell'interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale, e suII’art.9, secondo paragrafo, lett. F) del GDPR ovvero qualora il trattamento sia necessario per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o ogniqualvolta le autorità giurisdizionali esercitino le loro funzioni giurisdizionali.

 

Il conferimento dei dati mediante la compilazione del modello di segnalazione ha natura facoltativa ma senza di essi Il Vecchio Forno S.r.l. potrebbe non essere in grado di ricevere e gestire la segnalazione.

Al segnalante è espressamente richiesto di fornire soltanto i dati necessari a descrivere i fatti oggetto di segnalazione evitando ogni dato personale non necessario a tal fine.

 

4. COMUNICAZIONE DEI DATI

Salvo l’espletamento delle indagini eventualmente avviate a seguito della segnalazione, nonché l’adempimento di obblighi derivanti dalla legge, i Dati personali conferiti dal segnalante non saranno oggetto di diffusione.

Per le finalità descritte al precedente paragrafo 3, nei limiti delle rispettive competenze e secondo quanto descritto nella presente informativa per la gestione delle segnalazioni di violazioni (whistleblowing) e nella Procedura di tutela del segnalante, con particolare riferimento ai limiti sulla conoscibilità dell’identità dello stesso , i  dati personali ad esso riferibili saranno trattati in ambito aziendale dai seguenti soggetti, designati e autorizzati al trattamento ai sensi dell’art. 29 del GDPR:

(▪) Referente della piattaforma di Whistleblowing, Responsabile del procedimento disciplinare eventualmente aperto a carico del soggetto segnalato (solo previa acquisizione del consenso del segnalante);

(▪) membri dell’Organismo di Vigilanza di Il Vecchio Forno S.r.l., nonché, sempre nei limiti sopra indicati,

(▪) fornitori di servizi di gestione e manutenzione dei sistemi informativi della da Il Vecchio Forno S.r.l.  (es. della Piattaforma informatica per gestione segnalazioni whistleblowing) in qualità di Responsabili del trattamento ex art. 28 del GDPR.

Inoltre, la segnalazione e i dati personali potranno essere trasmessi, per i profili di rispettiva competenza secondo quanto previsto dalla legge, ad A.N.A.C. Autorità Nazionale Anticorruzione, all’Autorità Giudiziaria, alla Corte dei Conti ed altre eventuali autorità pubbliche coinvolte, che tratteranno i dati in qualità di Titolari autonomi. 

I dati non verranno trasferiti ad un paese terzo o a un’organizzazione internazionale.

 

5. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO DEI DATI

Il trattamento dei dati personali sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza e avverrà con il supporto di mezzi informatici (piattaforma) o telematici, in modo da garantirne la sicurezza e riservatezza, in conformità alle previsioni di legge applicabili ed alle prescrizioni contenute nella Delibera n. n°311 del 12 luglio 2023 di A.N.A.C. “Linee guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali. Procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne” (c.d. whistleblowing), con l’adozione delle necessarie misure di sicurezza, tecniche ed organizzative, volte, tra l’altro, ad evitare il rischio di perdita, accesso non autorizzato, uso illecito e diffusione e ad impedire a soggetti non autorizzati di risalire all’identità del segnalante. 

 

6. PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI

I dati personali del segnalante e delle persone coinvolte nella segnalazione saranno trattati per il tempo strettamente necessario alla gestione della segnalazione in tutte le sue fasi, all’adozione dei provvedimenti conseguenti ed all’adempimento degli obblighi di legge connessi, dopodiché i medesimi dati verranno distrutti o resi anonimi. Comunque, la conservazione sarà effettuata non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione: «limitazione della conservazione».

Trascorsi i periodi di conservazione sopra indicati, le segnalazioni potranno essere conservate solo in forma anonimizzata.

I Dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione accidentalmente forniti dal segnalante, saranno immediatamente cancellati.

 

7. DIRITTI DELLE PARTI (INTERESSATI COINVOLTI NELLE SEGNALAZIONI)

 

1. 1. DIRITTI DEL SEGNALANTE (DIRITTO DELL’INTERESSATO)

Il segnalante potrà esercitare i diritti di cui agli artt. da 15 a 22 del GDPR, tra cui, in sintesi, quelli di: 

• ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano;
• ottenere l'accesso ai suoi dati personali ed alle informazioni indicate all’art. 15 del GDPR;
• ottenere la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo o l'integrazione dei dati personali incompleti;
• ottenere la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo;
• ottenere la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano;
• essere informato delle eventuali rettifiche o cancellazioni o limitazioni del trattamento effettuate in relazione ai dati personali che lo riguardano;
• ricevere o trasmettere ad un altro titolare del trattamento in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano.

L’elenco completo dei predetti diritti è disponibile sul sito del Garante della protezione dei dati personali all’indirizzo  www.garanteprivacy.it.

 

Il segnalante potrà in qualsiasi momento esercitare i diritti inviando:

• una raccomandata a Il Vecchio Forno S.r.l., con sede legale in Via Oltre Agno 7 36070 Brogliano (Vi)

Oppure

• una e-mail all’indirizzo gdpr@ilvecchioforno.com

 

1. 2. DIRITTI DELLA PERSONA COINVOLTA O MENZIONATA NELLA SEGNALAZIONE (DIRITTO DELL’INTERESSATO)

 

Ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 2-undecies, comma 1, lett. f) del D.Lgs. 196/2003 aggiornato al D.Lgs. 101/2018 (Limitazioni ai diritti dell’interessato), come modificato dall’art. 24, comma 4, del D.Lgs. 24/2023, ai fini della tutela della riservatezza dell’identità del segnalante, il soggetto segnalato o la persona coinvolta nella segnalazione non possono esercitare i diritti che normalmente il GDPR riconosce agli interessati, ossia quelli indicati negli artt. da 15 a 22, come elencati nel precedente par. 7.1 per il segnalante. Nella specie, quando dall’esercizio di tali diritti potrebbe derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla tutela della riservatezza dell’identità della persona segnalante. Pertanto, alla persona segnalata o coinvolta nella segnalazione è preclusa anche la possibilità, laddove ritengano che il trattamento che li riguarda violi i predetti diritti, di rivolgersi al Titolare del trattamento e, in assenza di risposta da parte di questi, di proporre reclamo al Garante della protezione dei dati personali.